Dans le monde des TPE et PME, l’évolution des outils de travail est souvent le reflet direct de la croissance et des besoins changeants de l’entreprise. De nombreuses entreprises que nous rencontrons ont vécu cette réalité. Au fil du temps, elles ont multiplié les outils pour répondre à de nouveaux besoins spécifiques et cette accumulation fini par atteindre ses limites.
Chaque étape de développement des entreprises est marquée par l’adoption de nouveaux outils. Que ce soit pour la gestion de projet, la communication interne, le stockage des données ou encore le suivi des clients, chaque besoin trouve sa solution. Cependant, cette multiplication des outils engendre progressivement des pertes de temps, des inefficacités et des dysfonctionnements.
Prenons l’exemple commun d’une PME qui a débuté avec une boite mail gratuite (comme Gmail…) et une suite bureautique (Pack Office, Microsoft 365…) et qui maintenant utilise également des outils de visioconférence (Skype, Teams, Zoom…), du stockage de documents en ligne (Dropbox….), du stockage de documents en local (serveur NAS, disque dur…), partage aussi des tableurs et ou des calendriers (Google Workspace, DropBox…)
Au départ, les outils simples suffisaient. Toutefois, avec l’augmentation des utilisateurs et des besoins, il a fallu ajouter de nouveaux outils qui ont apporté une solution à un problème spécifique, mais ont également ajouté une couche de complexité.
Le point de rupture : l’apparition de nouveaux enjeux stratégiques
Avec la croissance des entreprises, de nouveaux enjeux stratégiques apparaissent. La perte de temps due à la gestion de multiples outils, les inefficacités dans les processus et les dysfonctionnements récurrents ou limites du système, mettent en lumière la nécessité d’une scalabilité accrue. Il devient impératif de prendre du recul et de repenser l’organisation ainsi que les outils associés.
Par exemple, cette même PME a commencé à constater des retards, des erreurs et une augmentation des plaintes clients ou des utilisateurs eux-mêmes bridés dans leurs actions. Ces difficultés sont directement liées à la fragmentation des outils utilisés. Il est donc temps de repenser le système pour améliorer l’efficacité et la satisfaction client.
Quand faire évoluer vos outils ?
- Perte de temps et d’efficacité : Si vos équipes passent plus de temps à gérer les outils, multiplier les tâches qu’à accomplir leurs tâches principales, il est temps de réévaluer les solutions.
- Dysfonctionnements récurrents : Des bugs fréquents ou des interruptions de service peuvent être des signes qu’il est temps de changer.
- Nouveaux besoins stratégiques : L’apparition de nouveaux objectifs ou de nouvelles directions pour l’entreprise peut nécessiter des outils plus adaptés et plus performants.
- Croissance rapide : Une croissance rapide peut mettre en évidence les limites des outils actuels et nécessiter des solutions plus robustes.
- Retour d’expérience des utilisateurs : Les retours réguliers de vos équipes sur les difficultés rencontrées avec les outils actuels sont un indicateur précieux.
Comment faire évoluer vos outils ?
- Analyse des besoins : Commencez par une analyse approfondie des besoins actuels et futurs de votre entreprise. Impliquez vos équipes pour identifier les points de douleur et les attentes.
- Recherche de solutions : Explorez les solutions disponibles sur le marché. Les équipes d’Aktome vous accompagne dans la sélection des solutions adaptées à votre contexte.
Des tests gratuits de logiciels, des prêts de matériels ou des démonstrations sont parfois possibles. - Planification de la transition : Élaborez un plan de transition détaillé pour maximiser la continuité du service. Prévoyez des temps de présentation du projets en amont puis des outils, des temps de sensibilisation pour vos équipes afin de faciliter l’adoption des nouveaux outils. Vous pouvez aussi sélectionner un référent technique dans vos équipes. Aktome vous accompagne dans la planification du projet et apporte de l’assistance dans les communications internes.
- Évaluation continue : Après la mise en place des nouveaux outils, évaluez régulièrement leur performance et leur adéquation avec vos besoins. Votre partenaire d’infogérance informatique est là aussi pour vous accompagner, conseiller !
Faire évoluer vos outils est une étape cruciale pour assurer la scalabilité et l’efficacité de votre entreprise. Chez Aktome, nous vous aidons à prendre de la hauteur et repenser les outils qui vous permettront de relever les défis et saisir les opportunités de croissance. En suivant une approche structurée et en impliquant vos équipes, vous pouvez transformer ces défis en leviers de succès.
En conclusion, l’évolution des outils de travail dans les TPE et PME n’est pas seulement une question de technologie, mais aussi de stratégie et de gestion du changement. En prenant le temps d’analyser vos besoins, de rechercher les meilleures solutions et de planifier soigneusement la transition, vous pouvez non seulement améliorer l’efficacité de votre entreprise, mais aussi renforcer la satisfaction de vos équipes et de vos clients.